找活動場地該注意什麼?

2014 / 11 / 26 Published by Aaron

辦活動找場地是在自然不過的事情了,要怎麼確認場地是符合活動需求的,有幾個具體的要素可以迅速幫你做判斷,

場地大小及容納人數

活動一定有預計的參加人數,而場地的大小是無法改變配合的,所以務必先確定這個場地足以容納你的活動人數,至於要多大的場地才夠就要取決於活動的性質,一般而言我們會用活動人數密度來判斷,即【活動人數/場地坪數】的數值。小組討論或是會議形式的活動需要相對較大的空間,這個數值大致上介於1~2左右,而講座、發表會僅需座椅不需桌子的活動形式,這個數值要介在2~3之間,而如果參與者是站著交流走動,或希望現場很擁擠熱鬧的話,數值可以超過3以上。

交通便利性

如果是公開活動且預期活動人數多,交通的便利性影響較大,便利與否是很主觀的,平均而言距離捷運站5分鐘,約400公尺內的距離是一般人認為的「近」,超過對於多數參加者會認為「遠」。此外,幾個捷運線的交會點因為腹地廣大,也是公開活動的熱門舉辦區域,根據活動屬性不同,舉辦的區域也大不相同,如一些上班族的聚會時常舉辦於南港內科附近,在決定場地前,務必要了解自己的活動參加者。

空間格局及設備

除了空間大小之外,空間的格局和硬體設備也是影響活動的關鍵。講座課程要注意有沒有柱子擋住視線,投影的內容是不是每個位置都可以清楚看到,光線充不充足,如果是會議的場地,要注意插座電源的數量、網路的速度和可負載人數、發表會、劇場音樂表演,要特別注意光線的配置是否有聚焦集中的效果、舞台區的位置還有音響設備等。最後,常被忽略的廁所數量,在人數超過30人以上的長時間活動有很大的影響。

價格及方案

場地的收費方式大致分為兩種,人頭計費或是時間計費,活動人數變動大、擔心活動人數不足、預算有限可以採用人頭計費的場地,對於主辦方的風險壓力較低,不過,人頭計費雖然彈性,通常會有最低人數限制,例如未滿20人,也要收取20人的費用,這點事情要詢問清楚。

時間計費的話,通常分為小時計費或是時段計費,小時計費可詢問店家在收費有無上限、是否有最低使用時數的限制;時段計費則是要確定可以使用的時段為何、有無包含場地佈置及場地復原的時間、超時加收的金額等。


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